Журнал исходящей документации образец

+ Дата публикации: - 10.09.2017 - 2818 Просмотров

Скачать образец журнала регистрации входящих документов. Образец документа: Журнал регистрации исходящей корреспонденции. Образец оформления акта о выделении к уничтожению документов, не.

В этом случае секретарь, или лицо ответственное за ведение делопроизводства, должно в графе Примечание указать не конечную дату отправки документа или его исполнения, а срок на пять — три дня раньше чтобы документ попал к заказчику в срок. Аналогичное правило должно соблюдаться и для документов которые ведутся в электронном журнале.

Как говорится: пунктуальность — вежливость королей. В течение рабочего времени через канцелярскую службу предприятия проходит непрерывный поток информации в виде писем, телеграмм, e-mail-сообщений, заявлений и других видов корреспонденции.

Основные правила регистрации корреспонденции

Чтобы избежать возможного хаоса в работе с деловыми бумагами, в практике документооборота используется журнал регистрации входящих и исходящих документов. В журнале содержится информация о поступающей или исходящей корреспонденции и ее последующем распределении. Согласно Стандарту ГОСТ 2007 года «Управление документами.

Общие требования», главное назначение регистрации документа заключается в доказательстве того, что он существует и включен в систему управления документами. Это позволяет избежать недоразумений в ситуации необоснованных претензий по поводу получения корреспонденции со стороны бизнес-партнеров, клиентов, официальных инстанций и др.

Грамотное и систематическое ведение журнала позволяет осуществлять учет, систематизацию и дальнейшую обработку входящей и исходящей корреспонденции. Данный журнал – обязательный управленческий элемент любого предприятия или организации. Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален.

Скачать журнала регистрации документов. Любое письменное сообщение, имеющее отношение к работе предприятия, требующее рассмотрения и ответа адресату, подлежит учету в системе делопроизводства. При этом не имеет значения способ доставки или отправления данного документа: по почте или лично.

км 4 скачать бланк

Существует огромное количество видов входящих и исходящих документов: письма, телеграммы, объяснительные и служебные записки, приказы, распоряжения, протоколы, заявления, справки и др. Однако среди данного массива есть и виды корреспонденции, не подлежащие обязательной регистрации (не относящиеся к деловой стороне деятельности организации).

справка из налоговой об открытых расчетных счетах

Это личные письма, адресованные сотрудникам фирмы; анонимные сообщения; поздравительные телеграммы; пригласительные на неофициальные мероприятия; рекламные буклеты и листовки; газеты и журналы; документы от юридических лиц без подписей, печатей, реквизитов; бухгалтерская документация без сопроводительных писем.

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

Он идеально подходит для ИП или ООО на, ОСНО. Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто! Регистрация писем происходит строго в день поступления в секретариате или канцелярии организации.

В обязательном порядке указывается день, месяц, год прихода корреспонденции. Это позволяет не только поддерживать порядок при работе с сообщениями, но и в дальнейшем располагать информацией о сроке давности документа.

Форма журнала регистрации исходящих документов

Входящее или исходящее письмо регистрируется только один раз. Так, если документ зафиксирован один раз у делопроизводителя, то его повторной регистрации в другом отделе быть не должно. При необходимости учета документа в другом журнале, проставляется тот же порядковый номер, что и в основном журнале регистрации и ставится «дробь 1», например, «№ 352/1».

Если документ поступил в организацию разными способами (сначала по факсу или путем скана по e-mail, а затем и в виде оригинала почтовым отправлением), то необходимо исключить дублирование информации. Каждому документу присваивается собственный регистрационный номер, согласно которому в дальнейшем отслеживаются любые действия с ним.

справка расчет переменной части арендной платы образец

Журнал регистрации также позволяет дифференцировать корреспонденцию по степени значимости: если письмо важное, ему присваивается особая отметка, благодаря которой ее сразу может увидеть в журнале не только секретарь, но и руководитель предприятия.

После регистрации документы сортируются и передаются внутренним адресатам на предприятии с целью скорейшего решения обозначенных в письмах вопросов. Ответственным за регистрацию документов, как правило, назначают секретаря, делопроизводителя либо сотрудника из отдела секретариата.

исковое заявление об отмене решения пенсионного фонда

Правила ведения смотрите здесь. Об особенностях заполнения журнала кассира операциониста читайте в этой. О порядке заполнения графика отпусков рассказано в данном. Форма журнала регистрации входящих и исходящих документов нормативно не установлена, поэтому каждая организация определяет ее самостоятельно. В настоящее время в делопроизводстве приняты бумажный и электронный виды фиксации документов, которые имеют свои преимущества и недостатки, а также уместность использования на каждом конкретном производстве.

Регистрация документов в журнальной форме с помощью бумажного носителя (журнала) – проверенный и надежный способ ведения документооборота. Однако он подходит для небольших организаций с количеством входящих документов не более нескольких сотен в год.

впр 2015 г математика.4 класс образец ответы

Если речь идет о крупном предприятии, то использование бумажного журнала будет создавать трудности при поиске документов среди их огромного количества. В этом случае удобен электронный журнал.

Журнал регистрации исходящих документов: определение и главные понятия

Электронный журнал позволяет систематизировать и хранить большой объем поступающей информации. Автоматизированная система регистрации фиксирует одновременно и письменные, и электронные документы, отправленные на имя заведения.

Журнал регистрации исходящих документов: покупка и начало ведения

Для регистрации документов используются приложения Word и Excel, компьютерные файлы с расширениями xls, doc, docx. С помощью электронного журнала возможны поиск, сортировка информации, применение различных фильтров. Доступ к электронному журналу могут иметь либо все сотрудники предприятия, либо специально подготовленные несколько человек.

При очевидных преимуществах электронного способа регистрации, существует вероятность искажения какой-либо информации о документе из-за возможных сбоев в работе оборудования. Также нельзя исключать и несанкционированный доступ к важной информации.

Что подлежит регистрации

В этом плане использование бумажного журнала более надежно и позволяет хранить особо ценные документы. Кроме того, не у всех предприятий достаточно ресурсов для внедрения системы электронного документооборота. По внешнему виду журнал регистрации входящей и исходящей документации представляет собой тетрадь или канцелярскую книгу формата А4, изготовленную типографским способом.

Для лучшей сохранности документов при заполнении рекомендуется применение шариковых ручек синего и черного цветов. В день поступления в организацию журнал регистрируется с присвоением уникального номера. На титульном листе указывается название организации, фиксируется дата открытия и, в последующем, закрытия журнала.

Журнал пронумеровывается (нумерация сквозная и каждый год начинается заново, при этом записи продолжаются в том же журнале). На последующих страницах размещается информация о лицах, ответственных за принятие документов (ФИО, должность, период работы и подпись).

Как следует вести журнал регистрации исходящей корреспонденции

Регистрация документов начинается со страницы «4» журнала. Журнал не является документом строгой отчетности. Он хранится в архиве в течение 5 лет, не прошивается и не нумеруется. На предприятиях осуществляются централизованный и децентрализованный виды регистрации документов.

В первом случае – это единый общий журнал, используемый в масштабах всего предприятия или организации. Второй вид характерен для крупного предприятия (несколько тысяч человек): журнал регистрации входящих и исходящих документов имеется в каждом подразделении и хранится у секретаря руководителя соответствующего отдела. Так как не существует шаблона данного журнала, то каждая организация имеет право сама выбирать форму его заполнения, определять число и наименование столбцов в нем.

Классической формой считается указание уникального номера документа, даты его прохода и краткого описания. Эти параметры уже позволяют включить корреспонденцию в систему управления документами. Наличие остальных граф зависит от специфики конкретной организации. Регистрационный номер состоит из нескольких цифр и букв (указывается и на самом документе).

Дата получения: день, месяц, год вхождения или отправления документа. Отправитель (корреспондент) – автор документа, тот, кто его отправляет. Для юридического лица обязательно указание названия организации. Получатель (адресат) – сотрудник или подразделение, для которого предназначен документ (с отметкой о передаче).

регистрация договора аренды части нежилого помещения в росреестре 2017

Вид документа означает его функциональную принадлежность. Содержание документа – краткое описание, раскрывающее основную информацию о нем. Исполнитель – сотрудник, делегированный для решения вопросов, обозначенных в документе. В электронном журнале на каждый отдельный массив документов создается собственный файл.

Используя функции «Найти» и «Фильтр», можно найти информацию об интересующем документе по заданным параметрам (дата, номер, содержание и т. Как правило, электронный журнал не распечатывается, за исключением необходимости получения подписи исполнителя для доказательства направления ему конкретного документа.

При копировании материалов прямая индексируемая ссылка на сайт www. Ru обязательна, разрешается копирование не более трех публикаций. Любая организация в ходе своей деятельности получает и отправляет определенное количество корреспонденции. Для порядка и сохранности деловой переписки существует система документооборота, и чем четче и слаженней она функционирует, тем меньше впоследствии возникает спорных вопросов, связанных с исполнением того или иного документа.

По большому счету, вся почта и документация делится на две группы: входящую (ту, что прислана извне) и исходящую (направляемую самой организацией по собственной инициативе или как ответ на запрос). Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален.

Для и исходящей документации ведутся два журнала, и регистрируются такие документы по отдельности. Следует сказать, что на крупных предприятиях и в учреждениях (где существует специальный отдел по делопроизводству и велик объем исходящей документации) распространена практика использования СЭД — системы электронного документооборота.

Высокая стоимость программы, особенно для небольшой компании. Возможность несанкционированного доступа и взлома системы. Однако, в ряде случаев разработчиками предоставляются в бесплатное пользование демо-версии СЭД, дающие возможность решить, стоит ли переходить на данный вариант документооборота. Если объем исходящей корреспонденции не слишком велик, целесообразней вести регистрацию в традиционном виде (в книге).

Регистрируют документы, которые подлежат передаче (пересылке) другим лицам и организациям. Контролировать исполнение документов ответственными работниками. Следить за способами отправки корреспонденции.